Webkonferenzen – die fünf häufigsten Fehler

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Virtuelle Meetings aus dem Home Office können unproduktiv und zäh sein – und im Chaos enden, wenn alle gleichzeitig sprechen oder die Technik ausfällt. Doch aus Erfahrungen lernt man – und manche Fehler lassen sich von Anfang an vermeiden.

Digitale Meetings organisieren – diese Fehler lassen sich vermeiden

  1. Technische Probleme

Das eigene WLAN fällt aus, die Technik ist überlastet oder der Kollege hört Sie nicht? Damit Projekte weitergehen und Prozessänderungen tagesaktuell abgesprochen werden können, sind wir darauf angewiesen, dass Meetings auch trotz technischer Schwierigkeiten stattfinden können.

So minimieren Sie technische Risiken:

  • Technik von der IT freigeben lassen
  • sicherstellen, dass alle Teilnehmer über notwendige Softwarezugänge oder die richtige Hardware verfügen (Headsets)
  • vorher testen
  • kleine Tutorials für eher unerfahrene Kollegen vorab verschicken
  • einen Telefonzugang als Backup für Webkos sicherstellen
  • einen Kollegen briefen, der bei einem Ausfall Ihres eigenen Systems sofort übernehmen kann

2. Der Fokus fehlt

Weil alle Redebedarf haben zieht sich der Smalltalk zu Beginn in die Länge, während der Webko sprechen alle gleichzeitig und am Ende wird eine vorgefertigte Präsentation ohne weitere Erklärungen verschickt? Wer vorausplant und die Regeln für gute Offline-Meetings auch online beherzigt, bringt alle Teilnehmer gut durch die Videokonferenz.

So halten Sie den Fokus aufrecht

  • Bitten Sie alle Teilnehmer, die Kamera angeschaltet zu lassen, das Mikro aber ausgeschaltet, so lange man nicht selbst spricht
  • Dokumentieren Sie für alle das Meeting live, sodass niemand den Überblick verliert (auch wenn etwa die Technik kurz aussetzte)
  • Geben Sie dem Meeting eine Struktur – durch vordefinierte Ziele und eine klare Agenda

3. Frontalpräsentationen statt Interaktion

Wenn einer spricht und alle gähnen – dann ist das eine Videokonferenz. Doch es geht auch anders.

So kreiieren Sie interaktive Onlinemeetings:

  • Nutzen Sie Tools, die Kollaborationen erlauben, z.B. MS Teams
  • Binden Sie für die Projektzusammenarbeit begleitende Tools ein, etwa Trello, die zeitunabhängig befüllt werden können – z.B. auch in Vorbereitung auf das Meeting
  • Übergeben Sie Ihren Bildschirm an andere Teilnehmer und beziehen Sie diese mit ein
  • Planen Sie interaktive Teile ein, z.B. Umfragen – v.a. bei größeren Konferenzen ab 20 Teilnehmern

4. Keiner spricht – oder alle

Auch das Gegenteil einer Frontalpräsentation kann eintreten: Alle sprechen durcheinander, niemand kann mehr folgen. Und dann tritt Schweigen ein und keiner traut sich, den Faden wieder aufzunehmen. Mit ein paar einfachen Schritten lässt sich dieses Chaos vermeiden:

  • Benennen Sie einen Moderator, geben Sie ihm die zusätzlichen Funktionen, die einige Tools bieten
  • Sprechen Sie Teilnehmer gezielt an
  • Nutzen Sie zusätzliche Chatfunktionen für Absprachen mit einzelnen Teilnehmern

5. Das Arbeitsklima ist nicht offen

Das ungewohnte Setting kann zu einem eigenartigen Arbeitsklima führen. Damit sich die Teilnehmer öffnen und mit arbeiten, sollten folgende Regeln beachtet werden

  • Planen Sie bei Meetings, die über eineinhalb Stunden gehen, unbedingt Pausen ein
  • Legen Sie zu Beginn gemeinsame Regeln fest
  • Führen Sie kurze Warm-Ups und Retro-Runden durch, um die Atmosphäre aufzulockern und alle Teilnehmer immer wieder abzuholen

Vertiefende Hinweise zu Online-Moderationstechniken und adäquaten Tools erhalten Sie in unserem Webinar. Informationen hierzu erhalten Sie bei Selina Groß (selina.groß@klab-innovation.de).

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