Webkonferenzen spannend und effizient gestalten – die besten Methoden

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Unproduktiv, zäh und frustrierend wirken viele digitale Arbeitsformate, die wir in der aktuellen Situation erleben. Digitale Meetings waren im bisheringen Arbeitsalltag oft eher die Ausnahme – deshalb legen viele der Anwender häufig den Fokus auf die reine Präsentation von Inhalten und

Mit guter Planung, den richtigen Tools und Methoden können Webkonferenzen aber produktiv werden – abhängig vom Grad der Interaktion gibt es dabei unterschiedliche Möglichkeiten, Meetings erfolgreich zu gestalten

Geringer Interaktionsgrad (z.B. Vermittlung von Informationen)

Meetings zur Vermittlung von Informationen können eine unbegrenzte Anteil von Teilnehmern haben. Sie sollten weniger als 90 Minuten dauern. Als Software benötigen Sie lediglich MS Office, um eine ansprechende Unterlage zu gestalten und ein geeignetes Videokonferenztool.

In der Vorbereitung sollte eine aussagekräftige Unterlage erstellt werden und die Agenda versandt. Weitere Punkte zur Vorbereitung finden Sie in unserem Artikel „Die fünf häufigsten Fehler bei Webkonferenzen.“

Mittlerer Interaktionsgrad (z.B. Verteilung von Aufgaben für ein Projekt)

Ganz anders lässt sich eine virtuelle Absprache gestalten, die längerfristig angelegt ist. Sollen etwa Aufgabenpaketen in Projekten verteilt und abgearbeitet werden, eignet sich ein virtuelles Kanban Board. Vorab werden Teilprojekte angelegt und die Teammitglieder dazu eingeladen.

Bei Projektstart werden die im Backlog des Projekts angelegten Arbeitsvorräte zugeordnet und die Aufgaben an die Teammitglieder zugewiesen. Sie können im Verlauf des Projekts als „bearbeitet“ oder „abgeschlossen“ markiert werden.

In der Nachbereitung müssen lediglich Ergebnisdokumente archiviert werden – sind alle Aufgaben eines Projekts abgeschlossen, gilt es als fertig gestellt.

Hoher Interaktionsgrad (z.B. Meinungsbildung und Entscheidung)

Auch hier ist die Anzahl der Teilnehmer wieder unbegrenzt – methodisch eignet sich ein interaktives Abstimmungstool. Anders als bei Doodle&Co lassen sich solche Umfragen aber auch live gestalten und direkt im Plenum auswerten.

In der Vorbereitung muss geklärt werden, um welche Art der Abstimmung es sich handeln soll, welche Fragen zugespielt werden, etc. Eine kurze Erklärungsfolie mit Link, Einwahlcode und Vorgehen erleichtert später den Ablauf.

Vor Beginn der eigentlichen Umfrage, sollten Sie mit den Teilnehmern eine Testfrage erstellen, anhand derer Sie eine Einführung ins Tool geben. Während des Meetings können die Ergebnisse immer wieder live dargestellt werden. Im Nachgang müssen Sie nur noch exportiert und für die relevanten Stakeholder bereitgestellt werden.

Sie haben Fragen dazu, welche konkreten Tools sich für Ihr Vorhaben eignen? Nehmen Sie an einem unserer Webinare teil – kontaktieren Sie Selina Groß (selina.groß@klab-innovation.de) für mehr Informationen.

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