Mit Obeya Projekte erfolgreich umsetzen

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Stellen Sie sich vor, Sie betreten mit Ihrem Führungs-Team einen Raum und alles, was Sie wissen müssen, um Projekte erfolgreich umzusetzen und Ihr Unternehmen effizient zu führen, ist in diesem Raum vorhanden – eine Wand unterstützt Sie darin, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen. Sie nehmen Ihr eigenes Team in den Raum mit und können Beiträge, Hindernisse und Ergebnisse und den strategischen Kontext sofort erläutern – durch eine transparente und offene Kommunikation.

Was ist Obeya?

Obeya ist ein japanisches Wort für „Raum“. Genau genommen steht „Oobeya“ für einen „großen Raum“ – allerdings wird in Europa gewöhnlich Obeya verwendet.

Erstmals wurde Obeya von Toyota bei der Einführung des Toyota Prius im Jahr 1993 genutzt. Alle wesentlichen Management-Informationen für das Projekt wurden in einem Raum gesammelt. Ebenso wichtig: Alle Informationen, die keinen Wert für das Produkt hatten, wurden ausdrücklich ausgeschlossen. Damit lag der volle Fokus auf den Wert für den Kunden und ein umfassendes gemeinsames Verständnis für das zu liefernde Produkt.

Wie funktioniert Obeya?

Heute wird Obeya – anders als ursprünglich – in der Regel von Unternehmen genutzt, die ihr Geschäft auf visuelle Weise steuern möchten – ein Raum mit einem Board, auf dem Anforderungen des Managements für alle Mitarbeiter sichtbar werden.

Um dem Board Leben einzuhauchen und mit den visuellen Elementen richtig zu arbeiten, sind Routinen wichtig, nämlich:

  • Stellen der richtigen Fragen
  • Treffen der richtigen Entscheidungen und
  • Ergreifen der richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit auf der Grundlage der richtigen Informationen

Das Umsetzungsboard konkret als Anwendungsvariante

Ein Umsetzungsboard aus einem unserer aktuellen Projekte visualisiert sechs Elemente, die Transparenz über Umsetzungsziele, Pläne, Fortschritte, Hindernisse und Maßnahmen zur Beseitigung von Hindernissen bieten.

Das Obeya-Umsetzungsboard im konkreten Projekt

Drei wichtige Prinzipien haben die Entwicklung des Umsetzungsboards und seiner Rhythmen und Routinen geleitet:

  1. eine sinnvolle Interaktion anstelle von Berichten (z. B. durch Visualisierung von Meilensteinen, beabsichtigten Auswirkungen und Hindernisse, um die notwendige Diskussion auszulösen);
  2. vollständiger Fokus auf die Beseitigung von Hindernissen, anstatt auf die Überprüfung der allgemeinen Fortschrittsberichte;
  3. ein Mandat für Umsetzungsverantwortliche und Teams, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und jene Hindernisse gemeinsam zu beseitigen, ohne sich Verantwortung entziehen zu können oder Kooperationen zu umgehen – und so mit Obeya Projekte erfolgreich umsetzen

Anwendung des Umsetzungsboards

Die abgebildeten „Wände“ können entweder mit Text oder Bild gefüllt werden. Wichtiger als das Aussehen des Umsetzungsboards sind die Routinen, die dort stattfinden – üblicherweise monatlich (bei schnellen Umsetzungen bieten sich auch wöchentliche Routinen an).

Die Routinen sollten auf die Organisations- und Steuerungs-Modelle eines Unternehmens zugeschnitten sein – drei Arten von Besprechungen bieten sich besonders an:

  • Ein Umsetzungsteamtreffen (z. B. in Woche 1 eines jeden Monats) konzentriert sich auf die Roadmap-Wand. Es befasst sich mit der Ermittlung aller Hindernisse, denen sich Teams bei ihrer täglichen Arbeit gegenübersehen und die sich nicht selbst beseitigen können. Die Umsetzungsteams sollten diese Zeit nutzen, um eine oder mehrere Maßnahmen zur Beseitigung dieser Hindernisse zu ermitteln. Wenn es sich als unmöglich herausstellt, Maßnahmen zur Behebung eines bestimmten Hindernisses zu ermitteln, wird das Problem automatisch auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung, der Sitzung der Umsetzungsverantwortlichen, gesetzt.
  • An einer Besprechung der Umsetzungsverantwortlichen (z. B. in Woche 2 eines jeden Monats) nehmen alle leitenden Führungskräfte teil. Dieses Meeting konzentriert sich in der Regel auf die Performance Wall und konzentriert sich auf den Umgang mit Hindernissen, die die Programmleiter nicht beseitigen konnten. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die vom Projekt erbrachten Leistungen ihren beabsichtigten Geschäftswert erreichen. Wenn es Hindernisse gibt, die die Umsetzungsverantwortlichen nicht beseitigen können, werden diese an die Projektleitung oder Geschäftsführung weitergeleitet.
  • Eine Projektleitersitzung (z. B. in Woche 3 eines jeden Monats) konzentriert sich in der Regel auf die Strategie- und Portfoliowand und auf die Beseitigung von Hindernissen, die den Umsetzungsverantwortlichen bei der Besprechung zur Lösung gebracht wurden. Ziel ist es, festzustellen, ob das gesamte Portfolio auf dem richtigen Weg ist, um die strategischen Ziele des Projektes und Unternehmens zu erreichen.

Je nach Thema und Fokus eines Projekts bietet es sich an, die Schwerpunkte etwas zu variieren und eine unternehmensspezifische Verbindung zu etwaigen Unternehmenswerten oder Führungsprinzipien herzustellen – wie auch bei dem beschriebenen Kunden geschehen. Zur praktikableren Anwendung haben wir die Punkte in einem A0-Poster (bzw. Canvas) zusammengefasst – die tatsächliche Diskussion und Aufbereitung sollte an sechs verschiedenen Wänden (entsprechend der Kategorien) stattfinden.

Fazit

Eine Aktionswand, die alle Maßnahmen zur Beseitigung von Hindernissen im Projektfortschritt enthält, ist häufig der eigentliche Wegbereiter einer Veränderung und letztendlich können Sie so tatsächlich mit Obeya Projekte erfolgreich umsetzen.

Wenn die notwendigen Routinen diszipliniert gemeinsam mit den Teams durchlaufen werden, wird automatisch Transparenz über Pläne, ihren Fortschritt und die Hindernisse, denen sie gegenüberstehen, geschaffen – und damit die Grundlage, diese Hindernisse abzustellen und zu beseitigen.

Das Instrument lässt keine Möglichkeiten offen, sich vor der Veränderung des Unternehmens zu verstecken.

Dies erhöht die Reaktionsfähigkeit, insbesondere der Führungskräfte, die allzu oft dringende betriebliche Probleme, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, in den Hintergrund drängen.

Der Autor


Stefan Michaelis
arbeitet bei der K.Group als Experte für digitale Transformation, effiziente wie nachhaltige Organisationsentwicklung und New Work sowie für den Aufbau von Geschäftsmodellen und unternehmensübergreifenden Kooperationen.

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