Geschäftsmodell des Monats Januar: Robotic Process Automation (RPA)

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Unsichtbare Helfer für die Bearbeitung von strukturierten Prozessen einsetzen und dadurch Kapazität schaffen für wertschöpfende und sinnstiftende Tätigkeiten – ein Ansatz wie das funktionieren kann ist RPA.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ein Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem manuelle Tätigkeiten durch Softwareroboter erlernt und automatisiert ausgeführt werden. Dabei bilden Softwareroboter die Eingaben eines Anwenders auf einer bestehenden Benutzeroberfläche nach. Durch das Nachahmen von Benutzereingaben einer Anwendung entfällt das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle. Die innovative Idee ist die Transformation der bestehenden Prozessausführung von manuell zu digital bzw. Mensch zu Maschine.

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Ein Beispiel für eine RPA-Routine

Wer sind die Zielgruppen?

Gerade bei operativen Prozessen mit sich wiederholenden Verarbeitungsschritten in unterschiedlichen Anwendungssystemen sind gute Ergebnisse durch RPA dokumentiert, wie z. B. die Automatisierung von 35 % der Backoffice-Prozesse bei Telefonica. Durch den vergleichsweise niedrigen Implementierungsaufwand verbunden mit einem hohen Automatisierungspotenzial ist in der Praxis (z. B. Banken, Telekommunikation, Energieversorgung) ein hohes Interesse an RPA vorhanden.

Wie kann ein EVU RPA einsetzen?

Typische Anwendungsszenarien sind die Bearbeitung von Bestellungen und Kundenanfragen, die Realisierung von Datenübertragungen, die Abrechnungen und Änderungen der Stammdaten in der Lohnbuchhaltung, Formulareingaben, die Kundendatenpflege, Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen, das Beschwerdemanagement oder die Antragsbearbeitung. Somit eignen sich für eine Automatisierung durch RPA alle strukturierten Prozesse, die immer wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen folgen.

Im Zusammenwirken mit lernfähiger Software (Cognitive Software) können selbst unstrukturierte Inhalte aus Briefen und E-Mails nachweisbar präziser, weitreichender und effizienter in relevante Unternehmensinformationen transferiert werden, als dies bei traditionellen Makro- und Script-Lösungen der Fall ist. Künstliche Intelligenz bildet die heute technisch machbare Ausbaustufe von RPA (vergleiche z.B. das Geschäftsmodell aus dem Monat November). Sie kann eigenständig Parameter validieren und Entscheidungen treffen. Erreicht KI dabei keine ausreichenden Konfidenzwerte, schaltet sie automatisch menschliche Bearbeiter ein und erlernt schrittweise deren Lösungskompetenz.

Die betreffenden Prozesse sollten vorab nach den folgenden Gesichtspunkten analysiert werden, um geeignete Anwendungsfälle zu identifizieren:

  • Potenzial identifizieren: Nicht jeder Prozess eignet sich für den Einsatz von RPA. Ein schlechter Prozess wird mit dem Einsatz von RPA zwar automatisiert, bleibt aber auch danach ein schlechter Prozess. Prozesse eignen sich insbesondere dann für den Einsatz von RPA, wenn ein ausreichendes Vorgangsvolumen damit erfasst wird.
  • Abläufe richtig kategorisieren: Unkomplizierte Routineprozesse stehen im Fokus. Expertenprozesse lassen sich wirtschaftlich nur mit geeigneter KI-Software automatisieren. Folgende Eigenschaften sprechen meist für einen Einsatz von RPA: häufige Medienbrüche wegen des Wechsels zwischen Anwendungen, hoher manueller Suchaufwand, mehrere Mitarbeiter sind gleichzeitig involviert.
  • Risiken ausschließen: Insbesondere wenn es um die Erfassung von Daten in Kundenkommunikation und Buchhaltung geht, sollten Sie auf KI-Software setzen. Sie bezieht menschliche Mitarbeiter in die Qualitätssicherung ein und reagiert eigenständig auf Veränderungen und Auffälligkeiten.

Was ist die Vision des Geschäftsmodellansatzes?

Viele Anbieter stehen für den Anspruch, dem Arbeitnehmer die Bürowoche motiviert und positiv zu gestalten (bspw. trägt der Anbieter Another Monday diesen Anspruch sogar im Namen: ein anderer Montag, an die Mitarbeiter sich motiviert auf eine sinnstiftende Arbeit freuen). RPA trägt dazu bei, dass repetitive und zeitaufwändige Aufgaben durch automatisierte Geschäftsprozesse ersetzt werden und die Mitarbeiter im Gegenzug mehr Kapazitäten für kreative und wertschöpfende Tätigkeiten haben. Gleichzeitig sollen die Unternehmen unterstützt werden, wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Produktivität und Effizienz mit Automatisierungsraten von bis zu 99 Prozent signifikant zu steigern.

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Vorteile von RPA

In welchem Stadium befindet sich der Reifegrad von RPA?

Der Markt für RPA-Lösungen ist derzeit noch relativ klein, wird sich aber in den nächsten Jahren rasant entwickeln. Aufschlussreich sind hier Zahlen der auf KI und Robotic spezialisierten Analysten von Tractica (https://www.tractica.com/newsroom/press-releases/robotic-process-automation-market-to-reach-5-1-billion-by-2025/). Die Firma geht davon aus, dass der weltweite Umsatz mit RPA-Software und -Services von 550 Millionen Dollar im Jahr 2018 bis 2025 auf mehr als 5,1 Milliarden Dollar anwächst. Wichtigste Branchen für RPA-Projekte sind laut Tractica Finanzdienstleister und Banken, Energie und Versorger, Telekommunikation, Einzelhandel sowie Gesundheitswesen und Versicherungen.

Welche Lösungen gibt es am Markt?

Der RPA-Toolmarkt derzeit von den drei Technologie-Führern

  • Automation Anywhere,
  • Blue Prism und
  • Uipath

beherrscht.

Neben den Platzhirschen gibt es eine Reihe von kleineren Anbietern, die jeweils bestimmte Nischen besetzen und mit dem Gesamtmarkt wachsen. Die Hersteller heißen z.B. PEGA, Nice, Kryon und Softomotive und setzen unterschiedliche Schwerpunkte bei Ihren Lösungen. Es gibt auch zwei deutschen Anbieter:

  • Another Monday, deren gleichnamige Lösung seit einigen Jahren im Kundenservice der Deutschen Telekom im Einsatz ist
  • Servicetrace, die bereits seit 15 Jahren erfolgreich mit Hilfe von RPA Routinen von Unternehmen im DACH-Raum automatisieren. U.A. Sind die Dekra und Siemens Kunden des Unternehmens.

Was sind die Herausforderungen des Ansatzes?

RPA ist ein Instrument für die Übergangsphase von analoger Infrastruktur hin zu einem modernen, vernetzen Prozess-Ökosystem. Wem es gelingt, die mit der Flut von unstrukturierten Daten verbundenen Inhalte nutzbar zu machen, wird einen Wettbewerbsvorteil generieren können. RPA bietet dazu entscheidende Möglichkeiten: um zwischen modernen Prozessen und traditioneller Systemlandschaft Brücken zu bauen und dennoch schnell auf Veränderung zu reagieren.

Die rapiden Entwicklungen bei RPA können die Arbeitswelt signifikant verändern. Die Effekte, die bereits im industriellen Bereich durch zunehmende Automatisierung aufgetreten sind, werden sich so auch für digitale Bürotätigkeiten wiederholen: Software Roboter werden immer komplexere Prozesse und Abläufe abdecken können. Als Konsequenz verschiebt sich das Tätigkeitsprofil für menschliche Mitarbeiter immer weiter zu kreativen, wissensintensiven Aufgaben.

Um als EVU von dieser Entwicklung zu profitieren, ist es notwendig, sich mit dem Thema und den Technologien auseinanderzusetzen und diese für die eigenen Prozesse zu nutzen. Für EVU liegt nun die Herausforderung darin, die Bedürfnisse an Automatisierung und Intelligenz bei den eigenen Prozessen zu erfassen, die dafür geeignete Technologie zu wählen und somit eine ganzheitliche, übergreifende RPA-Strategie im eigenen Unternehmen zu implementieren.

StefanM.jpgAutor: Stefan Michaelis
Der Autor interessiert sich besonders für effiziente wie nachhaltige Organisationsentwicklung, agile Methoden und den Aufbau von Geschäftsmodellen und unternehmensübergreifenden Kooperationen

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