Agile Arbeitsweise vs. Konventionellen Methoden – Verdrängung oder Co-Existenz? Ein Interview mit Henning Baumann, vom 29.06.2018

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Unser Innovationsmanager der K.LAB, Adam hatte die Gelegenheit, sich mit Henning von Wecreation auszutauschen. Als agile Produktentwicklungsschmiede sucht die K.LAB stets den Austausch mit anderen „agile practitioners“, um nicht nur den eigenen Tellerrand im Blick zu behalten. Wecreation heißt das Unternehmen, das Henning Baumann zusammen mit drei weiteren „Design Thinkern“ gründete. Er selbst hat nach seiner Bankkaufmannslehre und BWL-Studium zusätzlich eine einjährige Design Thinking Ausbildung am Hasso-Plattner-Institut in Potsdam abgeschlossen. Dort lernte er auch die heutigen Mitgründer Simone Bromma, Nicolas Pfleiderer und Christian Bininnger kennen. Ihr Ziel ist es, anderen Unternehmen aus verschiedensten Branchen das agile Arbeiten näher zu bringen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte durch methodisches Coaching und Begleitung längerfristiger Projekte zu befähigen. – Fokus hierbei ist das Thema Unternehmenskultur.

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Adam: Henning, was bedeutet agil aus Deiner Sicht?

Henning: Agil heißt für mich, spontan und flexibel zu sein und sich möglichst schnell an sein Umfeld anpassen zu können. Reaktionsfähigkeit bei sich ändernden Rahmenbedingungen heißt hier das Stichwort. So wie es gerade mit der Technik nicht sofort funktionierte, wir aber in der Lage waren darauf zu reagieren und neue Maßnahmen getroffen haben, um zielgerichtet eine schnelle Lösung zu finden. (Zur Verdeutlichung: die Webcam funktionierte in der Vorbereitung des Interviews nicht auf Anhieb)

Adam: Ein sehr bildhaftes Beispiel! Was sind Deiner Meinung nach die Hauptunterschiede zwischen agilem und konventionellem Arbeiten?

Henning: Im Prinzip ist eine agile Arbeitshaltung nahezu für jede Problemstellung anwendbar. Sinnvoll ist ein agiler Ansatz immer dann, wenn man nicht zu 100% weiß, was das Ziel einer Unternehmung sein soll oder wie man sich einer Thematik am besten nähern könnte. Nach jedem Prozessschritt wird hinterfragt: Sind wir noch auf dem bestmöglichen Weg? Müssen wir unsere Vorgehensweise anpassen?

Das ist der größte Unterschied zu der konventionellen Herangehensweise, dem sogenannten „Wasserfallprinzip“. Hierbei werden Ziele meistens mit Zahlen festgelegt, angepeilt und während des Weges von Punkt A zum Ziel selten hinterfragt. So kann es passieren, dass ein erheblicher Mehraufwand betrieben werden muss, falls Änderungen anstehen oder die Rahmenbedingungen variieren. Rücksprünge im Wasserfall kosten Kraft, Motivation und Ressourcen. Verharren bei einem fest definierten Ziel gibt es bei einem agilen Ansatz hingegen nicht. Erst wenn ein definiertes Konzept oder ein Ziel sich im Laufe der Entwicklung als das optimale herausgestellt hat, sind konventionelle Arbeitsschritte und Prozesse geeignet, um diesen agil definierten Weg zu durchlaufen.

Adam: Um ein anschauliches Beispiel zu machen, versuchen wir das doch einmal an der Entwicklung eines PKW zu verdeutlichen: Wann macht hier der agile Ansatz Sinn, wann der konventionelle? Wie können diese ineinander übergehen?

Henning: Entscheidet sich ein Automobilbauer dafür, ein neues Auto auf den Markt zu bringen, so sind in der Regel zu Beginn einige Fragen offen: Wen soll das Auto adressieren? Wie soll es aussehen? Was soll es für Eigenschaften besitzen? Nach jedem Arbeitsschritt tritt man ein Stück zurück und begutachtet sein Ergebnis und trifft neue Entscheidungen in Bezug auf die Richtung des weiteren Verlaufes. Zu Beginn fließt also relativ viel Arbeit und Zeit in ein Projekt. Bei dieser Menge an unbeantworteten Fragen (also Unsicherheit) ist es mehr als zielführend, agile Arbeitsansätze anzuwenden. Gegen Ende eines Projektes läuft alles dafür umso reibungsloser ab, weil wenige Fragen offenbleiben. Jeder Involvierte weiß, was warum zu tun ist. Im Falle eines Automobils kann man somit mit der altbewährten Wasserfallmethode beginnen, wenn alle Anforderungen an das Produkt geklärt sind. Die Stacey-Matrix ist übrigens ein gutes “Werkzeug” um einzuschätzen welches Vorgehen und welche Methode bei welchem Stadium von Komplexität bei einer Unternehmung gut geeignet ist.

Adam: Was sind aus deiner Sicht Schlüsselfaktoren, die für eine gelungene Etablierung agiler Arbeit in einem Unternehmen unbedingt nötig sind?

Henning: Einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Einführung einer agilen Arbeitsweise ist eine ganzheitliche Einbindung aller Mitarbeiter und Führungskräfte. Sollten nämlich nur die Mitarbeiter eingebunden werden, kann es durchaus sein, dass die Gruppenleiter nicht komplett die Sinnhaftigkeit der Methode verstehen und die Mitarbeiter wieder zu herkömmlichen Arbeitsweisen bewegen möchten. Andersherum möchten die Mitarbeiter ebenso wissen, warum man ein Projekt ausgerechnet nach einem neuartigen und vielleicht ungewohnten Schema angeht. Voraussetzung ist also ein gemeinsames Verständnis der neuen Arbeitsmethodik. Die Erfahrungen zeigen: Sobald jemand ein Verständnis für agile Arbeitsmethodik erreicht, so möchte er nicht mehr zurück zum konventionellen Ansatz.

Adam: Welcher Art von Unternehmen kannst Du agile Methoden besonders empfehlen?

Henning: Im Prinzip kann man jedem Unternehmen nahelegen, sich damit zu beschäftigen. Es mag sein, dass nicht bei jedem Betrieb der vollständige Methodenpool ausgereizt werden kann, aber Bausteine davon können auf jeden Fall genutzt werden. Eine Methode, die beispielsweise in einer Marketingabteilung einer Hardwarefirma eine erfolgreiche Werbung für ein Produkt ermöglicht hat, kann durchaus auch für das Controlling einer Bank interessant sein.

Adam: Habt Ihr bereits Erfahrungen damit gesammelt, wie man in altbewährten und starren Unternehmensstrukturen agiles Arbeiten einführen kann?

Henning: Dazu muss man sagen, dass es keinen Sinn macht, auf Biegen und Brechen den herkömmlichen Arbeitsfluss in einem Unternehmen komplett zu revolutionieren. Agile Methoden dienen als sinnvolle Ergänzung, um in einem unsicheren Umfeld leichter Entscheidungen zu treffen. Am Besten verfährt man step by step. Ähnlich wie junge, motivierte Angestellte, können agile Methoden als Keim neuen Wind in traditionelle Strukturen bringen. Das hervorragende daran ist, dass beide Arbeitsweisen, konservativ und modern, voneinander profitieren können. Agile Teams profitieren vom vorhandenen Wissen in einem Unternehmen und können sich mit Experten austauschen. Bestehende Strukturen können sich von den dynamischen Teams anstecken lassen. Best Practice Beispiele zeigen, dass agile Ansätze zum Unternehmenserfolg beitragen.

Adam: Hast Du ein plakatives Beispiel für solch einen Unternehmenserfolg?

Henning: Ich nenne gerne die friesische Hotelkette Upstalsboom. Bei einer Mitarbeiterbefragung im Jahr 2010 kam heraus, dass die über 600 Mitarbeiter äußerst unzufrieden mit den Arbeitsbedingungen waren und sich das auch auf den Service und somit die Gäste übertrug. Auch mit dem Chef kamen die meisten nicht zurecht. Dieser fing daraufhin an, die Sichtweise der Mitarbeiter einzubinden und ihnen Freiraum für selbst-bestimmte Prozesse und Strukturen zu bieten. Neben dem gängigen Der-Kunde-Ist-König-Ansatz hat das Unternehmen als Folge die Mitarbeiter mehr in den Fokus gestellt. Das Ergebnis war einschlägig. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg innerhalb von wenigen Jahren auf 80%, die durchschnittliche Krankheitsquote sank von 8% auf 3% und die Weiterempfehlungsrate der 300.000 Gäste stieg auf 98% an. Außerdem verdoppelten sich die Unternehmensumsätze innerhalb von drei Jahren.

Adam: Danke für das spannende Gespräch! Was kannst Du abschließend noch den Unternehmern empfehlen, die gerne agiler werden möchten?

Henning: Einfach anfangen, sich damit zu beschäftigen. Der erste Schritt ist der wichtigste. Sind die ersten Mitarbeiter von der neuen Welt überzeugt, so hat man einen dynamischen Keim im Unternehmen, auf den man aufbauen kann. Ich selbst glaube an
Menschen in Unternehmen, die „Agilität“ nicht nur als Buzz-Word sehen, sondern den Mehrwert von agilen Arbeitsmethoden und insbesondere dem Mindset dahinter verstehen und somit einen Prozess der Veränderung anstoßen können.

 

Kommentar der Energiewerkbank:

Die K.Group begleitet Unternehmen der Energiewirtschaft seit Jahren durch den Wandel der Arbeitswelten. Besonders durch die rasant voranschreitende Digitalisierung wissen wir, wie wichtig es für unsere Kunden ist, sich schnell und flexibel auf Veränderungen einstellen zu können. Agile Methoden sind immer öfter gefragt und ergänzen zusehends die bisherigen, etablierten Arbeitsabläufe. Aus Eigenerfahrung bringen wir unsere Erfahrungen aus agilem Arbeiten in Kundenprojekte ein und können uns stetig Weiterentwickeln und unsere Kunden unterstützen den Wandel hin zur agilen Arbeitswelt zu vollziehen. Eine wesentliche Erkenntnis ist hierbei: als agile Teams sind wir nicht per se schneller oder besser – aber wir lernen schneller – und können schneller besser werden.

Autoren: Benjamin Ungar & Adam Wolf

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